「レール式クリアファイル」でかさばる書類はお手軽製本!まとめて管理!

20110422_01.jpg企画書や会議資料の管理に便利な「ファイル」。特に中身が一目瞭然な「クリアファイル」はビジネスでは欠かせません。書類をホッチキスやクリップでまとめてクリアファイルに差し込むのが一般的だと思いますが、大事なお客様へお渡しする書類にはちょっとしたひと手間を掛けてみてはいかがでしょう。




クリアファイルとプラスチックレールで簡易製本

各文具メーカーから発売されている「レール式クリアファイル」。レールバーをスライドするだけで簡易製本完了というシンプルさが特徴です。中身の確認が容易なのはそのままに、閲覧しやすく、穴あけの手間も省けます。しかも、穴あけ式ファイルと比べても安価です。

20110422_02.jpg社内の重要書類などは、大量にファイルできる穴あけ式ファイルが必要だと思いますが、お客様相手のプレゼンテーション資料や提出資料には、ある種の「手軽さ」が求められることも少なくありません。
また、当然「見た目」が良いに越したことはありません。きちんと整理された書類を使うことで、お互いに気持ちよく仕事をすることが出来ます。

一方、自分自身の意識の持ち方も変わります。
個人的な感想ですが、ファイルすることで仕事ごとの内容や進行具合を頭の中で無意識に整理されるので、気持ちの切り替えがしやすいです。

20110422_03.jpgその他のメリットとして、不注意による事故も、ファイルすることで未然に防げます。
紙に印刷した書類は、保管・共有・閲覧など取り扱いが誰にでも容易な優れものでが、紙だからこその虚弱さといった問題もあります。うっかりと破いてしまったり、捨ててしまったり、コーヒーカップの底の跡がついたり・・・。きちんと保管しておけばこんなことにはならなかったのに、となる前に。



時代はペーパーレスですが

パソコンの普及に伴い、電子メディアとの経年劣化の比較とコスト削減の流れから、ペーパーレス化の取り組みが盛んです。電子メディアでのスピーディな情報のやり取りは現代社会には不可欠です。
しかし、紙じゃないと仕事がやりにくいことも多々あります。
とはいえ、ワードやエクセルで書類データを作成しても、内容確認のたびにプリントしていては、逆に使用する紙の量が増えてしまいます。プリントは最低限に抑え、無駄な出力を省くためにも、上手く書類の管理をしていきたいところです。

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*** written by kuno ***

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